Plan GM
Organizasyon ve Planlama

   

 

           

Organizasyon ve spor organizasyonları

 

Organizasyon kısaca; Belirli görev ve ilerin eşgüdümlü bir bütün olarak ilişkilendirilmesi tekniğidir. Yapılacak işleri tanımlama, gruplama, yetki ve sorumlulukları tanımlama ve devretme ve amaçlara ulaşma doğrultusunda insanların bir arada en etkin çalışma yapabilmeleri için gerekli ilişkileri kurmaktır. Etkili bir organizasyon yapılabilmesi için yapılacak işlerin belirlenmesi, gruplandırılması, sorumlulukların belirlenmesi ve dağıtılması,gruplar arası ilişkilerin belirlenmesi büyük önem taşır.

Organizasyonun başlıca ilkeleri şunlardır;

Koordinasyon; Organizasyonun ilk ilkesidir. Organizasyonlar uzmanlaşma ve işbölümünün doğal sonuçları olduklarından, amaç; organizasyondaki bütün işlerin koordine edilerek gerçekleştirilmesine yardım etmek olmalıdır.

Yetki; Her bir yönetim biriminin görev ve sorumlulukları açıkça tanımlanmalıdır. Yönetim faaliyetlerinin oluşturulması bir yetki zinciri veya bir hiyerarşi oluşmasıyla sonuçlanır. Bu zincirde yukarıya doğru her bir iş bir alttakinden daha fazla yetkiye sahiptir. Yetki ilkesi bir organizasyonun temel ilkelerindendir.

Liderlik; Yetkinin kullanılması liderlik ilkesi ile yönlendirilir. Buna yetkinin kişiselleştirilmesi denilebilir. Yetkinin kullanımıyla liderler yetkilerini işlerinin gerektirdiği ölçüde aşağıya doğru devreder.

Uzmanlaşma; yetki devri sürecine paralel olarak iş tanımı süreci söz konusu olur ve uzmanlaşma ilkesi bu işlevi içerir. Organizasyon tipine bakmaksızın insanların farklı zamanlarda farklı görevler üstlenmesi gerekebilir. Bu noktada önemli olan, kişilerin ne kadar süreyle hangi işten sorumlu olacaklarının tercihen yazılı olarak bildirilmesidir.

 

Organizasyonlar çok çeşitli olabilirler; ama genel olarak bazı ortak özelliklere sahiptirler;

Kaynaklar; Organizasyonların genel amaçları içinde sonuca ulaşmak için kaynakların dönüştürülmesi bulunmaktadır. insan kaynakları, sermaye, materyal, teknoloji ve enformasyon kaynaklar arasında başlıcalarıdır. Bu dönüşüm süreci en rahat imalatçı organizasyonlarda görülür; ancak hizmet sektöründe faaliyet gösteren ve kar amacı gütmeyen organizasyonlarda da bütün bu kaynaklar kullanılır.

 

 

Organizasyonlar

Materyal

Teknoloji

İnsan kaynakları

Enformasyon

IBM Apple

(İmalat)

Yan İletkenler, metal, plastik

Üretim hattı, tasarım bilgisay.

Mühendisler, programcılar, yönetic., satış elm,  işçiler

Satış raporları, Pazar araştırması, hata raporları

Mc Donalds

(İmalat/Hizmet)

Et,patates,sac, ocak,kağıt

Özel pişirme makineleri

Şube yöneticileri, muhasebeciler, kasaplar, tezgahtarlar

Satışraporları, kayıt raporları,maliyetler, sağlık kanunları

Federal Express

(Kar Amaçlı)

Zarflar, taşıma etiketleri

Bilgisayarlar,jetler, kamyonlar

Teslimat sürücüleri, bilg.operatörleri, pilotlar, teknisyenler

Paket adresi, taşıma mahiyeti, satış rakamları

Katolik Kilisesi

(Kar amacı gütmez)

Mumlar, tütsü, İncil

Telefon, yazılı basın

Rahipler, piskoposlar, başpiskoposlar, papa

Dini başvuru kaynakları, kilise devam raporları, kilise işletme malyt

Atletizm Yarışması (Hizmet)

Atletizm sahası, yarışma greçleri,ödüller

Telefon, faks, bilgisayar, ölçme aletleri

Federasyon görevlileri, gönüllüler, yarışmacılar hakemler

Basın-TV duyurusu davetler, sonuçlar, değerlendirme rapr.

 

 

Spor Organizasyonları

 

Spor yarışmaları ile sporun amacına yönelik olarak düzenlenen seminer, toplantı, kurs, panel, kamp ve benzeri her türlü spor etkinliklerinin en iyi şekilde sevk ve idaresi ile sonuçlandırılabilmesi için bir program dahilinde yapılan çalışmalardır.

Spor organizasyonlarının tarihi çok eskilere dayanır.En eski organizasyonu eski Yunan’da görebiliriz. İlk zamanlarda her sitenin ve şenlik yerinin kendine özgü ve yarışçıların uyması için konmuş kuralları vardı. Yarışmalara katılma izni yarışmaların yapılış tarzı ve sırası, sonuçların belirlenmesi ve duyurulması ile  ilgili kurallarla bunlara aykırı hareketleri önlemek üzere belirlenen cezalar her yerde ayrı ayrı uygulanmaktaydı. Sonraları bunlar birleştirilerek Olimpia adını alan yarışmaların usul ve kuralları herkes tarafından belirlendi.

Kutsal barış, önceleri oyunlardan bir ay önce başlar ve bir ay sonraya kadar sürerdi. Daha sonra uzaktan gelenler dikkate alınarak bu süre üç aya kadar çıkmıştır. Büyük Olimpia şenliği başlayınca ülkenin dört tarafına yayılan haberciler bu mutlu olayı halka duyururlardı. Bu toplantı çağrısına katılan Yunana halkı sorunlarını burada tartışır ve herkese duyururdu.

Bu düzenlemeler tarihteki ilk spor organizasyonlarının örneği olurken, düzenlemelerin günümüz organizasyonlarına temel oluşturduğunu söylemek yanış olmaz. ( kurallar, toplantılar, hazırlıklar, katılımcılar, hakemler vb. )

Spor organizasyonları beden eğitimi sınıflarından profesyonel spor kulüplerine,  üniversite spor klüplerinden spor federasyonlarına, IOC’den (International Olympic Commitee /Uluslar arası Olimpiyat Komitesi ) Uluslar arası Demiryolları Spor Birliği’ne kadar geniş bir yelpazeyi bünyesinde barındırır. Bu organizasyonlardan bir bölümü gönüllü bir bölümü de zorunlu olarak kurulan organizasyonlardır. Hepsi de belli amaçlar doğrultusunda, değişen resmilik derecelerinde resmi veya karmaşık organizasyonların tanımına  uymaktadır.

Spor organizasyonlarını diğer organizasyonlardan ayıran birkaç temel farklılık vardır. Bunlar; daha çok katılım, kapsadığı alan ve yoğunluk, estetiğin ve heyecanın aynı anda sergilenmesi olarak ifade edilebilir. Ayrıca spor organizasyonları tek bir isim altında sınıflandırılmayacak bir çeşitlilik gösterir. Kendilerine özgü yapıları içinde geleceğe ilişkin strateji ve hedefleri vardır. Uluslararası Olimpiyat Komitesi (IOC) 140 civarında Ulusal Olimpiyat Komitesi’nin kurulmasına öncülük etmiştir.

Bütün organizasyonlar önceden bilinen amaçlara ulaşabilmek için yapılır ve spor yarışmaları bunlardan sadece bir tanesidir. Organizasyonun büyüklüğü veya küçüklüğü organizasyon genel tanımını asla değiştirmez. Yani spor etkinlikleri organizasyonunun büyüklüğüne bağlı değildir. Ancak büyük organizasyonlarda hem katılımcı sayısı, hem izleyici hem personel sayısı fazla olacağından planlama aşaması kusursuz olmalıdır. Gözden kaçan en küçük ayrıntı bile organizasyonun işleyişini etkileyeceğinden planlama aşamasında her ayrıntı titizlikle uzman bir kadro tarafından incelenmelidir.

Olimpiyat oyunları, dünya şampiyonaları gibi organizasyonlarda süre ve zamanlama çok önemlidir. Zaman planlamasında ön çalışmalar, projelerin hazırlanması maliyet analizleri, fizibilite çalışmaları, projelerin geliştirilmesi ve tesislerin hazırlanması gibi süreçlerin tamamlanması gerekli unsurların düzenlenmesini sağlayacaktır. Bunun için en önce koordinasyon yapılmalı bilimsel çağdaş bir ekip çalışmasının başarının temel unsuru olduğu unutulmamalıdır.

 

Spor organizasyonlarının temel amaçları genel ve özel olarak iki başlık altında toplanabilir; 

 

Genel Amaçlar

  •     Bir kamu hizmeti olarak, sağlıklı bir toplumun yetiştirilmesine katkıda bulunmak ( sosyal amaç ) ,

  •     Spor yoluyla bütün bireylere fırsat eşitliği sağlamak,

  •     Dil, din, ırk ve mezhep farklılığı gözetmeden tüm insanların evrensel ahlak ilkeleri doğrultusunda spor yapmalarına olanak sağlamak,

  •     Spor branşlarını tanıtmak ve yaymak,

  •     Başarılı sporcu ve spor elemanları yetiştirmek ve spor yarışmalarını tüm insanların seyretmesine olanak sağlamak,

 

Özel Amaçlar

  •     Maddi  ve manevi kazanç sağlamak,

  •     Politik üstünlük ve prestij sağlamak,

  •     Reklam,

 

Bu amaçlar resmi ve özel organizasyonlar için ayrı ayrı değerlendirilmelidir. Sporun sosyal olarak akınlaştırıcı ve birleştirici özelliği nedeniyle ülkeler spor organları oluşturmak için önemli yatırımlar yapmakta ve büyük sorumluluklar altına girmektedirler.

Ayrıca spor organizasyonları diğer organizasyonlardan eksiksizlik yönüyle de farklılık gösterir. Örneğin Olimpiyatlar ve geniş katılımlı Uluslararası yarışma organizasyonları, organizasyonun düzenlendiği kente önemli bir planlama sorunu yaratmaktadır. Bütün spor branşlarının yer aldığı bir olimpiyatın ne kadar ilgi çekeceği sizin tarafınızdan değerlendirilmelidir.

Ulusal ve uluslararası bir spor etkinliğinin organizasyonu için bazı temel unsurların düzenlenmesi gerekir.

 

Bir spor organizasyonu için gerekli unsurlar şunlardır;

  • Spor tesislerinin mevcut durumu,

  • Basın yayın ve haberleşme hizmetleri,

  • Ulaştırma hizmetleri,

  • Beslenme hizmetleri,

  • Sağlık hizmetleri,

  • Konaklama hizmetleri,

  • Sosyal ve kültürel hizmetler,

  • Mali kaynaklar,

  • Araç, gereç ve malzeme durumu,

  • Yetişmiş insan unsuru vb.

 

Her spor organizasyonu gerekli unsurlarsan bazıları üzerinde yoğunluk gösterebilir. Ama hiçbir organizasyon tesis olmadan planlanamaz. Toplantı salonları, konaklama yerleri, eğlence merkezleri, sosyal ve kültürel alanlar, yarışma ve antrenman sahaları, sağlık merkezleri, alış veriş merkezleri gerekli tesisler olarak sıralanabilir.

Büyük organizasyonların tesis planlama sorunları üç ana başlık altında toplanabilir;

  • Spor tesislerinin sayı ve kapasitesi,

  • Organizasyon yapılan yerin kapasitesi,

  • İletişim ve destek ünitesi kapasitesi,

 

Bu kapasitelerin belirlenmesinde temel ölçüt, yarışmanın büyüklüğüne göre geçerli olan olimpik kurallardır. Büyük organizasyonların tesis unsunu planlamaya alırken o kentin mimari dokusunu, ulaşım problemlerini, sağlanacak destekleri göz önüne almak gerekir.

 

Spor Organizasyonlarının Gelişimi ve Yönelimi

Spor organizasyonları planlama sürecinde etkin bir proje aşamasında geçirilmelidir. Her türlü organizasyon aşaması dikkatli bir şekilde izlenildiğinden daha zor beğenilir bir hale gelmiştir. Bu yüzden takım çalışması önem kazanmış ve proje planlama ve kontrol yöntemlerinin kullanılması ile bu sorun aşılmaya çalışılmıştır. Organizasyon düzenleme aşamasında dikkat edilecek husus hiçbir organizasyonun tüm yönleriyle diğerine benzememesidir.

Spor organizasyonlarının en önemli ve temel unsuru şüphesiz planlamadır. Planlamanın ögeleri şöyle sıralanabilir;

  • Amacın belirlenmesi ve tanımlanması

  • Amaca ulaşmak için yapılacakların ayrıntıları ile belirlenmesi

  • Her aşama için yeterli süre ve kaynağın tahmini,

  • Risk faktörünün incelenerek belirsizliklerin ortadan kaldırılması,

  • Yapılacak işlerin ardışıklığının ve öncelik sırasının saptanması,

  • Toplam süre ve maliyet hesaplanması,

  • Söz konusu planın uygulamaya konulması,

Planların hazırlanması aşaması ile uygulamaya konma aşamalarının birbirinden farklı olduğu unutulmamalıdır. Tasarı halindeki bir planda aksaklık görünmezken uygulama aşamasındaki bir planda bir çok aksaklık gözlenebilir. Bunun sebebi kişisel ve çevresel faktörler olabilir.

Organizasyon planının hazırlanması ve uygulamaya konma aşamasında iletişim içinde olunması gereken personel ve bağlantı noktaları bulunmalıdır. Düzenlenecek bir organizasyonda iletişim listesinde bulundurulması önerilen isimler şunlardır;

¨     Antrenörler,

¨     Tesis sorumluları,

¨     Büfe hizmetleri sorumlusu,

¨     İlgili bürokratlar,

¨     Bilet satış dağıtım sorumlusu,

¨     Basın-TV sorumlusu,

¨     Acil servis sorumlusu,

¨     İtfaiye,

¨     Saha sorumluları,

¨     Konaklama koordinatörü,

¨     Uluslararası görevliler, delegeler,

¨      Basın odası sorumlusu,

¨     Tıbbi danışman,

¨     Park yerleri sorumlusu,

¨     Güvenlik güçleri,

¨     Protokol sorumlusu,

¨     Halkla ilişkiler sorumlusu,

¨     Temizlik sorumlusu,

¨     Genel güvenlik sorumlusu,

¨     Ulaşım sorumlusu,

¨     Elektrik, su, yakıt ve benzeri ihtiyaç maddeleri sorumlusu,

¨     Gönüllüler koordinatörü,

¨     Meteoroloji sorumlusu,

 

Ulaşım ile ilgili sorunlar; organizasyonun yapıldığı yerlerin büyüklüğü de göz önüne alınacak olursa büyük bir sorun haline gelmektedir. Ulaşıma ilişkin düzenlemeler yapılırken şu faktörler dikkate alınmalıdır;

Ø     Seyirci ulaşımı

Ø     Sporcular, medya ve VİP konuklarının ulaşımı

 

Seyircilerin ve diğer görevlilerin gidiş gelişleri düzenli ve yığınsal olabilir. Ulaşım, park yeri lojistiğine ilişkin planlama  ve denetim mutlaka yapılmalıdır. Düzenleme için öncelikle şu soruların cevabı bulunmuş olmalıdır;

 

Belediyelerle bağlantı kurularak, uygun ve halkın güvenebileceği bir toplu taşıma düzeni için gereksinime ihtiyaç var mı?

  • Toplu taşıma araçları ücretli mi, sponsor karşılayacak mı?

  • Taşımada karşılaşılacak problemler, taşıma ücretleri, satış noktaları konusunda problemler halledildi mi?

  • Ulaşım ve taşıma ile ilgili hususlar gerektiği gibi duyurulabiliyor mu?

  • Trafikle ilgili tüm sorunlar halledildi mi?

 

1994 Lillehammer Kış Olimpiyat Oyunlarında çok sayıda kişi toplu taşıma araçlarını kullanınca bir karmaşa yaşanmış, güçlü iletim ile bu sorun kısa sürede otobüs sayısı artırılarak aşılmıştır.

Çok sayıda ülkenin yer aldığı Uluslararası organizasyonlarda ülkelere has özellikler mutlaka dikkate alınmalıdır. Beslenme ile ilgili hizmetler ülkelerin beslenme alışkanlıklarına uygun olmalıdır. Özellikle yaz mevsiminde yapılan organizasyonlarda meşrubat satış ve dağıtım noktalarına önem verilmelidir. İnsan kaynakları gerekli hassasiyet kullanılarak planlanmalıdır.

Sağlık alanındaki bir karmaşa tüm organizasyonun güvenilirliğini ve neşesini kaçıracağından sağlık hizmetleri itinayla yapılmalıdır. Muhtemel yaralılar sağlık servislerine kısaca ulaşabilmelidir. Eğer yarışmaların yapıldığı yerde gerekli sağlık personeli bulunmuyorsa diğer bölgelerden hatta diğer ülkelerden yardım alınmalıdır.

Gönüllü eğitimi ve kayıtları da organizasyonlarda önemli bir unsurdur. Örneğin olimpiyat oyunlarında 25 bini profesyonel olmak üzere 50 bin gönüllü çalışır. Gönüllüler büyük bir organizasyonun bir parçası olmaktan büyük kıvanç duyarlar.

Ayrıca bir organizasyonun mali yükümlülüklerinin karşılanması da bütçeyi önemli ölçüde etkileyecektir. Bu yüzden sponsorluk büyük önem kazanır. Ayrıca mali yükümlülükleri az da olsa hafifleten bir uygulama da, karşılaşmaları izleyecek seyircilerden bilet ücreti talep edilmesidir. Yarışmaların izlenmesinde bir bilet ve ücret tarifesi mutlaka daha önceden planlanmalıdır.

 

 

 

Karşılaşmalar şu şekilde sınıflandırılabilir;

  •  Ücretsiz spor karşılaşmaları; Etkinlikler için ücret talep edilmez. Seyirci istediği yerde müsabakayı izleyebilir.

  • Ücretli spor karşılaşmaları; Bazı organizasyonlarda sadece oturma yerleri biletleri satılırken, bazılarında park ücretinin, bazı gösterilerin ve hatıra eşyalarının da olduğu toplu biletler satılır. Oturma yerlerine ait biletler şöyle sıralanabilir;

ü     Normal biletler; Daha düşük fiyatlı ve karşılaşmaların uzaktan izlenebileceği yerlere ait biletlerdir.

ü    Ayrılmış biletler; Etkinliklerin yakından izlenebildiği yerlerden ve yüksek fiyatlı biletlerdir.

ü    Protokol-Loca; Özel kişi ve firmalar için ayrılmış yerlere ait biletlerdir.

ü    Festival düzeni; Numarasız denen bu sistemde bütün bilet fiyatları aynıdır ve biletler numarasızdır.

 

Son olarak; organizasyonlar bilim teknolojinin en son aşamasını kullanır bir şekilde dizayn edilmelidir. Teknolojik gelişmeler hem organizasyonu kolaylaştıracak hem de güvenilirliğini artıracaktır.

 

 

2- SPOR YARIŞMASI ORGANİZASYONLARININ AŞAMALARININ PLANLANMASI

 

Spor Organizasyonlarının Aşamaları

Spor yarışmaları, seminer, toplantı, kurs, panel, kamp ve benzeri her türlü spor etkinliklerinin belirli bir organizasyon tekniği içinde belirli ilke ve prensiplere uygun olarak üç aşamada ele alınıp planlamalı ve etkinliklerin buna uygun olarak sevk ve idare edilmelidir. Bu üç aşama; yarışma öncesi, yarışma sırası ve yarışma sonrasında yapılacak işler olarak ifade edilebilir. Planlamanın yaşayan bir süreç olduğu unutulmamalıdır.

 

Yarışma Amaçlarının Planlanması

 Amaçlar oluşturulurken yarışmanın büyüklüğü hesaba katılarak planlama yapılmalıdır. Bunun için komitelerin oluşturulması, finansman, tesisler, insan kaynakları gibi faktörler göz önünde bulundurulmalıdır. Amaçlar belirlenirken aşağıdaki hususlar dikkate alınmalıdır;

  • Yarışma statüsünün belirlenmesi (Kaç günlük, lig usulü mü, eleme usulü mü?)

  • Organizasyonun kimlere yönelik olduğu (yaş grubu, cinsiyet vb.)

  • Organizasyonun büyüklüğünün ve kapsamının belirlenmesi ( sürekli mi, özel mi, kapsadığı alan vb.)

  • Yarışma Kategorilerinin belirlenmesi

  • Organizasyon tarihi ve süresinin belirlenmesi (bu süre belirlenirken internal ve eksternal faktörler dikkate alınmalıdır)

 

Organizasyon Planlama Kontrol Listesi

 

Kategori

Evet

Hayır

??

1- Organizasyon amaçlarının planlanması

 

 

 

2- Mali Planlama

 

 

 

3- Kurallar ve resmi görevlilerin planlanması

 

 

 

4- Risk ve acil durum planlanması

 

 

 

5- Kayıt planlaması

 

 

 

6- Zamanlama planlaması

 

 

 

7- Tesis planlaması

 

 

 

8- Ekipman, malzeme planlaması

 

 

 

9- Ödül ve takdir planlaması

 

 

 

10- Büfe hizmetleri planlaması

 

 

 

11- Ulaşım planlaması

 

 

 

12- Konaklama planlaması

 

 

 

13- Tanıtım planlaması

 

 

 

14- Halkla ilişkiler planlaması

 

 

 

15- İletişim planlaması

 

 

 

16- Organizasyon ve değerlendirme planlaması

 

 

 

17- Personel planlaması

 

 

 

Ek Kategoriler

 

 

 

18-

 

 

 

19-

 

 

 

 

Planların Programlanması (Zamanlama)

Zamanlama yapılırken dikkat edilmesi gereken noktalar şunlardır;

  • Mevcut tesislerin kapasitelerinin belirlenmesi

  • Tesislerin kullanım zamanlarını belirlenmesi

  • Organizasyon boyunca gerçekleşecek etkinliklerin sayısının ve zamanlarının belirlenmesi

  • Antrenman zamanlarının belirlenmesi

  • Takvimin yarışmalar/müsabakalar için hazırlanması

  • Programın basılması ve dağıtılması

 

Personel Planlaması

Personel planlaması yapılırken öncelikle olan personel ile olması gereken personel miktarı hesaplanmalıdır. Ayrıca gerek duyulan gönüllüler belirlenmelidir. Hangi etkinlik için ne kadar ve ne nitelikte gönüllüye ihtiyaç duyulacağı daha önceden hesaplanmalıdır.

Potansiyel gönüllü kaynakları şunlardır;

Ø     Katılımcı olmayan sporcular

Ø     Spor eğitimi alan öğrenciler

Ø     İşadamı ve işkadınları

Ø     Diğer meslek dallarından insanlar

Ø     Yerel halk

Ø     Öğretmenler

Ø     Sendikalar vb.

Bu kaynaklardan gerekli personel işe alınmalıdır. Görev tanıtımları sağlanmalı ve görevlendirmeler yapılmalıdır. Gerekli oryantasyon ve eğitim sağlanarak personel ile iletişim-koordinasyon sağlanmalıdır. Son olarak personelin ödüllendirilmesine ilişkin planlama yapılmalıdır.

 

 

Personel Planlama Formu

(Unvanlar listesi gözden geçirilerek organizasyon için gerekli personel belirlenir, diğerleri sayı olarak ifade edilir.)

 

Pozisyon

Yarışma Öncesi

Yarışma Sonrası

 

Adam/Saat

Adam/Saat

 

 

 

Organizasyon Yöneticisi (İsim)

 

 

Organizasyon planlama yardımcısı

 

 

İdari planlama yardımcısı

 

 

Bilgi-işlem yardımcısı

 

 

Diğer …………………….

 

 

 

 

 

Finans Yöneticisi

 

 

Fon bulma sorumlusu

 

 

Diğer ……………………..

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gönüllü Belirleme Formu

Gönüllü belirlemede değişik yaklaşımlardan söz edilebilir. İnsanlar neden gönüllü olurlar;

o       Diğerlerine hizmet edebilmek

o       Toplumsal gereksinim

o       Aile katılımı

o       Tanışma isteği

o       Prestij

Gibi birçok faktör buna etki eder. Gönüllülere neden katıldıklarını sormak gereksinimlerinin ne kadar karşılandığını anlayabilmek için önemlidir. Neden gönüllü olduklarını sormak, gereksinim ve beklentilerini anlayabilmek ve organizasyonun hangi bölümlerinde hizmet etmek istediklerini anlayabilmek önemlidir.

Bununla ilgili bir form ve anket düzenlemekte etkili olabilir. Sadece bir  organizasyon için değil sporla ilgili tüm olgularda gönüllü olmak esastır. Gönüllülerin hangi kısım ve aşamada görev alabilecekleri ile ilgili geniş bir açıklama yelpazesi kurulmalıdır. Bununla ilgili olarak tüm kaynaklar devreye sokulmalı ve gönüllü bilgilendirme ve yetiştirme merkezleri kurulmalıdır.

 

 İletişim Planlaması

İletişim ile ilgili olarak dört temel unsur söz konusudur;

o       Organizasyon komitesinin kendi içinde bir iletişim ve koordinasyon sisteminin geliştirilmesi

o       Katılımcı ve antrenörlerle nasıl bir iletişim kurulacağının planlanması

o       Seyircilerle nasıl bir iletişim kurulacağı

o       Medya ile iletişimin planlanması

 

Tanıtım Planlanması

Tanıtım planlamasında belirli sıra ve özellikler dikkate alınmak zorundadır.

v     Neyin duyurusu kime yapılacak

o       Potansiyel katılımcılara

o       Antrenör, resmi görevliler, gönüllüler, yardımcı birimler

o       Potansiyel seyirciler

o        Kamuoyu

o        

v     Tanıtım materyalinin hazırlanması ve dağıtılması

v     Organizasyonun katılımcılara nasıl duyurulacağının belirlenmesi

o       Reklâm

o       Gazeteler, Dergiler, Broşür ve bildiriler

o       Radyo ve televizyon

o       Posta yoluyla

o        Davetiyeler

o       Reklam panoları

o       Kamuoyu duyuruları

o       Anonslar

o       Basılı materyaller, Poster ve afişler

o       İnternet duyuruları

v    Biletlerin tasarlanmasında ve üzerinde yer alabilecek bilgiler

o      Etkinliğin adı

o      Etkinliğin yeri

o      Gün, tarih, saat

o      Oturma düzeni

§         Bölüm/sıra/koltuk

§         Kapı, giriş bilgisi

§         Tesis krokisi

o      Organizasyona özgü politikalar

§         İadeler/değiştirmeler

§         Kayıp biletler

§         Yasak maddeler

§         Hava durumu

§         Değişme ihtimali olan zaman/tarih

o      Fiyat

o       Temel fiyat

o       Vergiler dâhil fiyat

o       Vergi ve hizmetler dâhil fiyat

o       Varsa yardım kurumları bağışları

              Mali Planlama

Organizasyonun bu aşamasında bir taslak maliyet planı gereklidir. Mali planlamada kaynakların ekonomik bir şekilde kullanılması ve acil durumlar için mutlaka kaynak ayrılması gerekir (beklenmeyen acil durumlar). Aşağıdaki ardışıklık Mali planların sonuçlarını olumlu etkiler;

ü      Organizasyon için bütçe hazırlanması; hangi fonların ve gelir kaynaklarının ayrılabileceğinin belirlenmesi, kesin ve potansiyel gelir kaynakları olarak ayrılmalıdır. Başka fonlardan yapılacak aktarımlar belirtilmelidir. Harcama kalemlerinin belirlenerek, tahmini gelir ve gider karşılaştırılır.

ü      Tüm gelirleri elde etmeye yönelik planlar; Kesinleşen fonlar organizasyon bütçesine transfer edilir. Her potansiyel gelir kaynağı elde edilmesine yönelik planlar geliştirilir ve uygulamaya konulur.

ü      Ayrıntılı ve doğru kayıt tutulması; Gelir ve giderler için bir kayıt sisteminin oluşturulması gereklidir. Organizasyon için ayrı bir kayıt tutulmalı, diğer etkinliklerin kayıtlarından ayrı tutulmalıdır. Bunun için komitelerin kurulması önemlidir. Her türlü gelir ve giderin bir belgesi tutulmalıdır.

ü      Özel gelir yaratma; Burada önemli olan insanların istekli ve gönüllü olarak bu hizmetlerden faydalanmasını sağlamaktır. Özel kaynakları aşağıya çıkarılmıştır;

o       Yiyecek içecek satışları

o       Park ücretleri, araç tıkama vb.

o       Açık artırmalar

o       Bayrak, flama, figürler, hatıra eşyaları

o       Piyango ve çekilişler

o       Sosyal etkinlikler

o       Kokteyl ve kutlama yemekleri

o       Gösteriler, konserler, sergiler vb.

o       Yayınlar, albüm, film, dergi gibi  basılı materyaller

Mali Planlama Formu

Gelir Kaynakları; Bu kaynaklar belirlenir. Kesinleşen potansiyel formlar ayrı ayrı işlenir. Her gelir kalemi için miktarlar ve sonunda toplam gelir kaynakları belirlenir.

Harcama Kaynakları; organizasyona ilişkin harcama kaynakları tahmin edilir.;

Gelir Kalemleri

Kesinleşen

Potansiyel

Toplam

Gerçekleşen

Fark (+  /-)

Federasyon Fonu

 

 

 

 

 

Devlet Fonu

 

 

 

 

 

Kayıt ve katılım

 

 

 

 

 

Bilet satışları

 

 

 

 

 

Diğer satışlar

 

 

 

 

 

Özel hediye ve bağışlar

 

 

 

 

 

Özel fon yaratma gelirleri

 

 

 

 

 

Sponsorlar

 

 

 

 

 

Diğer

 

 

 

 

 

……………

 

 

 

 

 

……………

 

 

 

 

 

Toplam Gelir

A

B

C

 

 

ü      Personel Harcamaları; Tam ve yarı zamanlı personel, memurlar, resmi görevliler, antrenörler ve personel harcamaları yer alır.

ü      Eğitim Harcamaları; Görevlilerin eğitiminde kullanılır.

ü      Tesis Harcamaları; Tesis işletme maliyetleri, bakım, kira ve kullanım ödemeleri işlenir. Yeni bina yapımları bu kaleme girmez.

ü      Ekipman ve Üniforma Harcamaları; Görevli ve sporculara ait ekipman ve üniformaların giderleri.

ü      Malzeme harcamaları; Ofis, temizlik, eğitim ve ilk yardım malzemeleri vb. harcamalar.

ü      Büfe Hizmetleri Harcamaları; Ücretsiz dağıtılan yiyecek, içecekler, para ile satışların gelirleri.

ü      Konaklama ve Ulaşım Giderleri; Üstlenilen konaklama hizmetlerine yönelik harcamalar.

ü      Tanıtım ve Halkla İlişkiler Harcamaları; Bütün potansiyel katılımcıların bilgilendirilmesi, Sorunlarına çözüm bulunmasına yönelik harcamalar.

ü      Resmi Harcamalar; Tesislerin kiralanması, Sponsorluk gibi anlaşmalara yönelik giderlere ait harcamalar.

ü      Sigorta Harcamaları; Sigortalamaya yönelik harcamalar.

ü      Yayın Harcamaları; Organizasyonla ilgili hazırlanan tüm basılı ve görsel materyaller.

ü      Ödül ve Takdir Harcamaları; Kupa, madalya, sertifika, verilen ödül yemekleri, gönüllüler takdir edilen etkinlik ve diğer harcamalar.

ü      Beklenmeyen Harcamalar; Acil ve beklenmeyen durumlarda ortaya çıkan harcamalar.

ü      Diğer Harcamalar; Herhangi bir kategoriye girmeyen harcamalar.

 Toplam Harcamalar: D

       Gelir ve gider arasındaki farkların hesaplanması;

 

Kesinleşen

Potansiyel

Toplam

Gerçekleşen

Fark (+  /-)

Toplam Gelir

A

B

C

­_________

_________

Toplam Harcama

 

 

 

_________

_________

Net Gelir/Zarar

 

 

_________

_________

_________

Tesis Planlaması

Sadece organizasyonu gerçekleşecek etkinlikler için değil, spor alanındaki yeni yaklaşım, gelişme ve kurallar göz önünde bulundurulmalıdır. 1988 yılında American Disabled Act- ADA (Engelli Amerikalılar Anlaşması) imzalanarak, Amerika hükümeti engellilerin diğer vatandaşlarla aynı koşullarda yararlanabileceği konaklama mekânlarının yapılmasını, yarışma ve müsabakaları rahatlıkla izleyebilmeleri için gerekli düzenlemeleri yaparak bu konuda öncülük etmiştir. Ülke genelinde tekerlekli sandalyeler için rampalar inşa edilmiş, tutamaklar asılmış, infrared dinlenme ve donanımlar ı yerleştirilmiştir. Ayrıca işitme engelliler için anonsları yer aldığı elektronik panoların kullanılması da bir gerekliliktir. Bu nedenle tesis planlaması farklı kriterler göz önüne alınarak düzenlenmeli ve planlanmalıdır;

Ø      Tesis Gereksiniminin Belirlenmesi; Tesis, sadece karşılaşmaların yapılacağı yer anlamı taşımaz… Soyunma odaları, duşlar, dinlenme odaları, seyirci oturma düzenleri, park alanları, Trafik akışı, yiyecek içecek akışı gibi tüm unsurları kapsar. Aydınlatma, ısıtma, sonuç levhaları, zamanlama sistemleri gibi hususlarda dikkate alınmalıdır. Tesislerde meydana gelebilecek acil durumlarda neler yapılacağı da önceden planlanmalıdır.

Ø      Tesis Rezervasyonunun Yapılması; Tesislerin daha önceden kullanım için ayrılmış olmasıdır.

Ø      Tesis yöneticisinin (Sorumlusunun) Belirlenmesi; Konusunda uzman bir sorumlunun belirlenerek kendisine yetki ve sorumluluk verilmesi önemlidir.

Ø      Tesis Kullanımının Düzenlenmesi; Tesis kullanımı ile ilgili detaylar önemlidir. Malzemeler, cihazların yeri ve anahtarları, elektronik sistemlerin işleyişi vs.

Ø      Tesisin Yarışma/Müsabakalara Hazırlanması; Yarışma ve müsabaka öncesinde, sırasında ve sonrasında yapılacak temizlik işlemleri, sonraki etkinliğe hazırlanması, risk analizinin yapılması, Oyun alanının hazırlanması, seyirci giriş çıkış ve bölümlerinin hazırlanması, soyunma odaları, duşlar ve tuvaletlerin hazırlanması, Elektronik cihazların kontrolü, Resmi görevlilere ait alanın hazırlanması, yönlendirme ve bilgilendirme işaret ve levhalarının hazırlanması, ses, aydınlatma cihazlarının hazırlanması ve herkese yönelik dinlenme alanlarını planlanması gibi aşamalar bu kısımda incelenmelidir.  

Ø      Tesisin Bakım ve Onarımının Yapılması; Bakım ve onarım sorumlusu belirlenir. Tesis denetleme formu oluşturularak denetleme planı hazırlanır. Bakım ve onarım için sorumlular ve yapılacak işler belirlenir.

Ø      Tesislerin Güvenlik Düzenlemelerinin Yapılması; İlgili tüm unsurların güvenliğinin kolayca sağlanabilmesi için gerekli düzenlemelerin yapılması sürecidir.

Ø      Tesislere Park ve Dinlenme Alanlarının Yapılması; Tesisin kapasitesine yönelik park ve dinlenme alanlarının planlanması bu kısımda incelenir.

 Tesis Denetleme Kontrol Listesi

Her organizasyona göre farklılık gösterecek bir kontrol çizelgesi mutlaka oluşturulmalıdır. 

Denetleyicinin

 

 

Adı Soyadı

:

 

Denetleme Tarihi

:

 

Tesisin Adı ve Denetleme Alanı

:

 

 

Denetleyicinin

 

 

Adı Soyadı

:

 

Denetleme Tarihi

:

 

Tesisin Adı ve Denetleme Alanı

:

19 Mayıs Spor Salonu/ Genel Durum

 

 

Evet

Hayır

Kısmen ???

Zemin

 

 

 

Duvarlar

 

 

 

Aydınlatma (Hepsi Çalışıyor)

 

 

 

Pencereler (Güvenli)

 

 

 

Tavan (Uygun)

 

 

 

Merdivenler (Normlara uygun)

 

 

 

Seyirci Bölümü

 

 

 

Giriş ve Çıkışlar

 

 

 

Isıtma/Havalandırma

 

 

 

Ekipmanlar

 

 

 

Radyatörler, borular vb. Tesisat

 

 

 

Termostatlar

 

 

 

Yangın Alarm ve çıkışları

 

 

 

Uyarı İşaretleri ve Levhalar

 

 

 

Diğer……..

 

 

 

 

Genel Görüş ve Düşünceler;

Denetleyicinin

 

 

Adı Soyadı

:

 

Denetleme Tarihi

:

 

Tesisin Adı ve Denetleme Alanı

:

19 Mayıs Spor Salonu/ Soyunma Odaları

 

 

Evet

Hayır

Kısmen ???

Zemin

 

 

 

Duvarlar

 

 

 

Aydınlatma (Hepsi Çalışıyor)

 

 

 

Pencereler (Güvenli)

 

 

 

Tavan (Uygun)

 

 

 

Duşlar

 

 

 

Oturma Sıraları

 

 

 

Giriş

 

 

 

Isıtma/Havalandırma

 

 

 

Ekipmanlar

 

 

 

Dolaplar

 

 

 

Musluk ve su tesisatı

 

 

 

Antrenör odaları

 

 

 

İkaz ve Levhalar

 

 

 

Diğer……..

 

 

 

 

Genel Görüş ve Düşünceler;

Denetleyicinin

 

 

Adı Soyadı

:

 

Denetleme Tarihi

:

 

Tesisin Adı ve Denetleme Alanı

:

Kampus Futbol Sahası / Genel Durum 

 

 

Evet

Hayır

Kısmen ???

          Yüzey

 

 

 

  • Ne çok ıslak ne kuru

 

 

 

  • Çim Uzunluğu (Uygun)

 

 

 

  • Yabancı Madde 

 

 

 

  • Çukur ve Tümsek 

 

 

 

  • Engelleyici boru/hat

 

 

 

  • Çizgiler

 

 

 

       Tribünler

 

 

 

  • Ayırıcılar

 

 

 

  • Kenar Çizgileri

 

 

 

  • Çöp Kutuları

 

 

 

  • Çeşmeler

 

 

 

  • Güvenlik hattı

 

 

 

  • Koltuklar

 

 

 

  • Tuvalet, duş çeşme vs.

 

 

 

Oyun Alanı

 

 

 

o       Kaleler, file, bayrak direkleri

 

 

 

o       Skor levhaları

 

 

 

o       Elektronik Cihazlar (Varsa) 

 

 

 

o       Oyun alanı bölümleri

 

 

 

Diğer…………………..

 

 

 

 

Genel Görüş ve Düşünceler;

 

Denetleyicinin

 

 

Adı Soyadı

:

 

Denetleme Tarihi

:

 

Tesisin Adı ve Denetleme Alanı

:

Cin Ali Yüzme Havuzu / Genel Durum 

 

 

Evet

Hayır

Kısmen ???

          Havuz

 

 

 

  • Ekipman Bakımı

 

 

 

  • Hijyen Kuralları

 

 

 

  • Kayganlık Durumu Kontrol

 

 

 

  • Kimyasalların Korunumu

 

 

 

  • Talimat ve Gvenlik Kuralları

 

 

 

Aydınlatma/Görüş Rahatlığı

 

 

 

o    Parlaklık Yok

 

 

 

  • Işık Havuzun Her yerinde

 

 

 

  • Çıkış Lambası

 

 

 

  • Koridor ve Soyunma Odaları

 

 

 

  • Prizler/Elektrik hattı

 

 

 

  • Acil Durum Jeneratörü 

 

 

 

       Çıkışlar

 

 

 

o       Yeterli Sayı ve Boyut

 

 

 

o       4 m. Uzunluk, Metal halkalar

 

 

 

        Can Kurtaran ve  Simitler

 

 

 

o       50 cm. Çapında

 

 

 

o       15 m. İp Uzunluğu  

 

 

 

o       İskemle Doğru Yerde

 

 

 

Diğer…………………..

 

 

 

 

 

www.mehmetaltin.com & www.goldenmemo.com