Goldenmemo

Organizasyon ve spor organizasyonları

 

Organizasyon kısaca; Belirli görev ve ilerin eşgüdümlü bir bütün olarak ilişkilendirilmesi tekniğidir. Yapılacak işleri tanımlama, gruplama, yetki ve sorumlulukları tanımlama ve devretme ve amaçlara ulaşma doğrultusunda insanların bir arada en etkin çalışma yapabilmeleri için gerekli ilişkileri kurmaktır. Etkili bir organizasyon yapılabilmesi için yapılacak işlerin belirlenmesi, gruplandırılması, sorumlulukların belirlenmesi ve dağıtılması,gruplar arası ilişkilerin belirlenmesi büyük önem taşır.

Organizasyonun başlıca ilkeleri şunlardır;

Koordinasyon; Organizasyonun ilk ilkesidir. Organizasyonlar uzmanlaşma ve işbölümünün doğal sonuçları olduklarından, amaç; organizasyondaki bütün işlerin koordine edilerek gerçekleştirilmesine yardım etmek olmalıdır.

Yetki; Her bir yönetim biriminin görev ve sorumlulukları açıkça tanımlanmalıdır. Yönetim faaliyetlerinin oluşturulması bir yetki zinciri veya bir hiyerarşi oluşmasıyla sonuçlanır. Bu zincirde yukarıya doğru her bir iş bir alttakinden daha fazla yetkiye sahiptir. Yetki ilkesi bir organizasyonun temel ilkelerindendir.

Liderlik; Yetkinin kullanılması liderlik ilkesi ile yönlendirilir. Buna yetkinin kişiselleştirilmesi denilebilir. Yetkinin kullanımıyla liderler yetkilerini işlerinin gerektirdiği ölçüde aşağıya doğru devreder.

Uzmanlaşma; yetki devri sürecine paralel olarak iş tanımı süreci söz konusu olur ve uzmanlaşma ilkesi bu işlevi içerir. Organizasyon tipine bakmaksızın insanların farklı zamanlarda farklı görevler üstlenmesi gerekebilir. Bu noktada önemli olan, kişilerin ne kadar süreyle hangi işten sorumlu olacaklarının tercihen yazılı olarak bildirilmesidir.

 

Organizasyonlar çok çeşitli olabilirler; ama genel olarak bazı ortak özelliklere sahiptirler;

Kaynaklar; Organizasyonların genel amaçları içinde sonuca ulaşmak için kaynakların dönüştürülmesi bulunmaktadır. insan kaynakları, sermaye, materyal, teknoloji ve enformasyon kaynaklar arasında başlıcalarıdır. Bu dönüşüm süreci en rahat imalatçı organizasyonlarda görülür; ancak hizmet sektöründe faaliyet gösteren ve kar amacı gütmeyen organizasyonlarda da bütün bu kaynaklar kullanılır.

 

 

Organizasyonlar	Materyal	Teknoloji	İnsan kaynakları	Enformasyon
IBM Apple (İmalat)	Yan İletkenler, metal, plastik	Üretim hattı, tasarım bilgisay.	Mühendisler, programcılar, yönetic., satış elm,  işçiler	Satış raporları, Pazar araştırması, hata raporları
Mc Donalds (İmalat/Hizmet)	Et,patates,sac, ocak,kağıt	Özel pişirme makineleri	Şube yöneticileri, muhasebeciler, kasaplar, tezgahtarlar	Satışraporları, kayıt raporları,maliyetler, sağlık kanunları
Federal Express (Kar Amaçlı)	Zarflar, taşıma etiketleri	Bilgisayarlar,jetler, kamyonlar	Teslimat sürücüleri, bilg.operatörleri, pilotlar, teknisyenler	Paket adresi, taşıma mahiyeti, satış rakamları
Katolik Kilisesi (Kar amacı gütmez)	Mumlar, tütsü, İncil	Telefon, yazılı basın	Rahipler, piskoposlar, başpiskoposlar, papa	Dini başvuru kaynakları, kilise devam raporları, kilise işletme malyt
Atletizm Yarışması (Hizmet)	Atletizm sahası, yarışma greçleri,ödüller	Telefon, faks, bilgisayar, ölçme aletleri	Federasyon görevlileri, gönüllüler, yarışmacılar hakemler	Basın-TV duyurusu davetler, sonuçlar, değerlendirme rapr.

 

 

Spor Organizasyonları

 

Spor yarışmaları ile sporun amacına yönelik olarak düzenlenen seminer, toplantı, kurs, panel, kamp ve benzeri her türlü spor etkinliklerinin en iyi şekilde sevk ve idaresi ile sonuçlandırılabilmesi için bir program dahilinde yapılan çalışmalardır.

Spor organizasyonlarının tarihi çok eskilere dayanır.En eski organizasyonu eski Yunan’da görebiliriz. İlk zamanlarda her sitenin ve şenlik yerinin kendine özgü ve yarışçıların uyması için konmuş kuralları vardı. Yarışmalara katılma izni yarışmaların yapılış tarzı ve sırası, sonuçların belirlenmesi ve duyurulması ile  ilgili kurallarla bunlara aykırı hareketleri önlemek üzere belirlenen cezalar her yerde ayrı ayrı uygulanmaktaydı. Sonraları bunlar birleştirilerek Olimpia adını alan yarışmaların usul ve kuralları herkes tarafından belirlendi.

Kutsal barış, önceleri oyunlardan bir ay önce başlar ve bir ay sonraya kadar sürerdi. Daha sonra uzaktan gelenler dikkate alınarak bu süre üç aya kadar çıkmıştır. Büyük Olimpia şenliği başlayınca ülkenin dört tarafına yayılan haberciler bu mutlu olayı halka duyururlardı. Bu toplantı çağrısına katılan Yunana halkı sorunlarını burada tartışır ve herkese duyururdu.

Bu düzenlemeler tarihteki ilk spor organizasyonlarının örneği olurken, düzenlemelerin günümüz organizasyonlarına temel oluşturduğunu söylemek yanış olmaz. ( kurallar, toplantılar, hazırlıklar, katılımcılar, hakemler vb. )

Spor organizasyonları beden eğitimi sınıflarından profesyonel spor kulüplerine,  üniversite spor klüplerinden spor federasyonlarına, IOC’den (International Olympic Commitee /Uluslar arası Olimpiyat Komitesi ) Uluslar arası Demiryolları Spor Birliği’ne kadar geniş bir yelpazeyi bünyesinde barındırır. Bu organizasyonlardan bir bölümü gönüllü bir bölümü de zorunlu olarak kurulan organizasyonlardır. Hepsi de belli amaçlar doğrultusunda, değişen resmilik derecelerinde resmi veya karmaşık organizasyonların tanımına  uymaktadır.

Spor organizasyonlarını diğer organizasyonlardan ayıran birkaç temel farklılık vardır. Bunlar; daha çok katılım, kapsadığı alan ve yoğunluk, estetiğin ve heyecanın aynı anda sergilenmesi olarak ifade edilebilir. Ayrıca spor organizasyonları tek bir isim altında sınıflandırılmayacak bir çeşitlilik gösterir. Kendilerine özgü yapıları içinde geleceğe ilişkin strateji ve hedefleri vardır. Uluslararası Olimpiyat Komitesi (IOC) 140 civarında Ulusal Olimpiyat Komitesi’nin kurulmasına öncülük etmiştir.

Bütün organizasyonlar önceden bilinen amaçlara ulaşabilmek için yapılır ve spor yarışmaları bunlardan sadece bir tanesidir. Organizasyonun büyüklüğü veya küçüklüğü organizasyon genel tanımını asla değiştirmez. Yani spor etkinlikleri organizasyonunun büyüklüğüne bağlı değildir. Ancak büyük organizasyonlarda hem katılımcı sayısı, hem izleyici hem personel sayısı fazla olacağından planlama aşaması kusursuz olmalıdır. Gözden kaçan en küçük ayrıntı bile organizasyonun işleyişini etkileyeceğinden planlama aşamasında her ayrıntı titizlikle uzman bir kadro tarafından incelenmelidir.

Olimpiyat oyunları, dünya şampiyonaları gibi organizasyonlarda süre ve zamanlama çok önemlidir. Zaman planlamasında ön çalışmalar, projelerin hazırlanması maliyet analizleri, fizibilite çalışmaları, projelerin geliştirilmesi ve tesislerin hazırlanması gibi süreçlerin tamamlanması gerekli unsurların düzenlenmesini sağlayacaktır. Bunun için en önce koordinasyon yapılmalı bilimsel çağdaş bir ekip çalışmasının başarının temel unsuru olduğu unutulmamalıdır.

 

Spor organizasyonlarının temel amaçları genel ve özel olarak iki başlık altında toplanabilir; 

 

Genel Amaçlar

•     Bir kamu hizmeti olarak, sağlıklı bir toplumun yetiştirilmesine katkıda bulunmak ( sosyal amaç ) ,

•     Spor yoluyla bütün bireylere fırsat eşitliği sağlamak,

•     Dil, din, ırk ve mezhep farklılığı gözetmeden tüm insanların evrensel ahlak ilkeleri doğrultusunda spor yapmalarına olanak sağlamak,

•     Spor branşlarını tanıtmak ve yaymak,

•     Başarılı sporcu ve spor elemanları yetiştirmek ve spor yarışmalarını tüm insanların seyretmesine olanak sağlamak,

 

Özel Amaçlar

•     Maddi  ve manevi kazanç sağlamak,

•     Politik üstünlük ve prestij sağlamak,

•     Reklam,

 

Bu amaçlar resmi ve özel organizasyonlar için ayrı ayrı değerlendirilmelidir. Sporun sosyal olarak akınlaştırıcı ve birleştirici özelliği nedeniyle ülkeler spor organları oluşturmak için önemli yatırımlar yapmakta ve büyük sorumluluklar altına girmektedirler.

Ayrıca spor organizasyonları diğer organizasyonlardan eksiksizlik yönüyle de farklılık gösterir. Örneğin Olimpiyatlar ve geniş katılımlı Uluslararası yarışma organizasyonları, organizasyonun düzenlendiği kente önemli bir planlama sorunu yaratmaktadır. Bütün spor branşlarının yer aldığı bir olimpiyatın ne kadar ilgi çekeceği sizin tarafınızdan değerlendirilmelidir.

Ulusal ve uluslararası bir spor etkinliğinin organizasyonu için bazı temel unsurların düzenlenmesi gerekir.

 

Bir spor organizasyonu için gerekli unsurlar şunlardır;

• Spor tesislerinin mevcut durumu,

• Basın yayın ve haberleşme hizmetleri,

• Ulaştırma hizmetleri,

• Beslenme hizmetleri,

• Sağlık hizmetleri,

• Konaklama hizmetleri,

• Sosyal ve kültürel hizmetler,

• Mali kaynaklar,

• Araç, gereç ve malzeme durumu,

• Yetişmiş insan unsuru vb.

 

Her spor organizasyonu gerekli unsurlarsan bazıları üzerinde yoğunluk gösterebilir. Ama hiçbir organizasyon tesis olmadan planlanamaz. Toplantı salonları, konaklama yerleri, eğlence merkezleri, sosyal ve kültürel alanlar, yarışma ve antrenman sahaları, sağlık merkezleri, alış veriş merkezleri gerekli tesisler olarak sıralanabilir.

Büyük organizasyonların tesis planlama sorunları üç ana başlık altında toplanabilir;

• Spor tesislerinin sayı ve kapasitesi,

• Organizasyon yapılan yerin kapasitesi,

• İletişim ve destek ünitesi kapasitesi,

 

Bu kapasitelerin belirlenmesinde temel ölçüt, yarışmanın büyüklüğüne göre geçerli olan olimpik kurallardır. Büyük organizasyonların tesis unsunu planlamaya alırken o kentin mimari dokusunu, ulaşım problemlerini, sağlanacak destekleri göz önüne almak gerekir.

 

Spor Organizasyonlarının Gelişimi ve Yönelimi

Spor organizasyonları planlama sürecinde etkin bir proje aşamasında geçirilmelidir. Her türlü organizasyon aşaması dikkatli bir şekilde izlenildiğinden daha zor beğenilir bir hale gelmiştir. Bu yüzden takım çalışması önem kazanmış ve proje planlama ve kontrol yöntemlerinin kullanılması ile bu sorun aşılmaya çalışılmıştır. Organizasyon düzenleme aşamasında dikkat edilecek husus hiçbir organizasyonun tüm yönleriyle diğerine benzememesidir.

Spor organizasyonlarının en önemli ve temel unsuru şüphesiz planlamadır. Planlamanın ögeleri şöyle sıralanabilir;

• Amacın belirlenmesi ve tanımlanması

• Amaca ulaşmak için yapılacakların ayrıntıları ile belirlenmesi

• Her aşama için yeterli süre ve kaynağın tahmini,

• Risk faktörünün incelenerek belirsizliklerin ortadan kaldırılması,

• Yapılacak işlerin ardışıklığının ve öncelik sırasının saptanması,

• Toplam süre ve maliyet hesaplanması,

• Söz konusu planın uygulamaya konulması,

Planların hazırlanması aşaması ile uygulamaya konma aşamalarının birbirinden farklı olduğu unutulmamalıdır. Tasarı halindeki bir planda aksaklık görünmezken uygulama aşamasındaki bir planda bir çok aksaklık gözlenebilir. Bunun sebebi kişisel ve çevresel faktörler olabilir.

Organizasyon planının hazırlanması ve uygulamaya konma aşamasında iletişim içinde olunması gereken personel ve bağlantı noktaları bulunmalıdır. Düzenlenecek bir organizasyonda iletişim listesinde bulundurulması önerilen isimler şunlardır;

¨     Antrenörler,

¨     Tesis sorumluları,

¨     Büfe hizmetleri sorumlusu,

¨     İlgili bürokratlar,

¨     Bilet satış dağıtım sorumlusu,

¨     Basın-TV sorumlusu,

¨     Acil servis sorumlusu,

¨     İtfaiye,

¨     Saha sorumluları,

¨     Konaklama koordinatörü,

¨     Uluslararası görevliler, delegeler,

¨      Basın odası sorumlusu,

¨     Tıbbi danışman,

¨     Park yerleri sorumlusu,

¨     Güvenlik güçleri,

¨     Protokol sorumlusu,

¨     Halkla ilişkiler sorumlusu,

¨     Temizlik sorumlusu,

¨     Genel güvenlik sorumlusu,

¨     Ulaşım sorumlusu,

¨     Elektrik, su, yakıt ve benzeri ihtiyaç maddeleri sorumlusu,

¨     Gönüllüler koordinatörü,

¨     Meteoroloji sorumlusu,

 

Ulaşım ile ilgili sorunlar; organizasyonun yapıldığı yerlerin büyüklüğü de göz önüne alınacak olursa büyük bir sorun haline gelmektedir. Ulaşıma ilişkin düzenlemeler yapılırken şu faktörler dikkate alınmalıdır;

Ø     Seyirci ulaşımı

Ø     Sporcular, medya ve VİP konuklarının ulaşımı

 

Seyircilerin ve diğer görevlilerin gidiş gelişleri düzenli ve yığınsal olabilir. Ulaşım, park yeri lojistiğine ilişkin planlama  ve denetim mutlaka yapılmalıdır. Düzenleme için öncelikle şu soruların cevabı bulunmuş olmalıdır;

 

Belediyelerle bağlantı kurularak, uygun ve halkın güvenebileceği bir toplu taşıma düzeni için gereksinime ihtiyaç var mı?

• Toplu taşıma araçları ücretli mi, sponsor karşılayacak mı?

• Taşımada karşılaşılacak problemler, taşıma ücretleri, satış noktaları konusunda problemler halledildi mi?

• Ulaşım ve taşıma ile ilgili hususlar gerektiği gibi duyurulabiliyor mu?

• Trafikle ilgili tüm sorunlar halledildi mi?

 

1994 Lillehammer Kış Olimpiyat Oyunlarında çok sayıda kişi toplu taşıma araçlarını kullanınca bir karmaşa yaşanmış, güçlü iletim ile bu sorun kısa sürede otobüs sayısı artırılarak aşılmıştır.

Çok sayıda ülkenin yer aldığı Uluslararası organizasyonlarda ülkelere has özellikler mutlaka dikkate alınmalıdır. Beslenme ile ilgili hizmetler ülkelerin beslenme alışkanlıklarına uygun olmalıdır. Özellikle yaz mevsiminde yapılan organizasyonlarda meşrubat satış ve dağıtım noktalarına önem verilmelidir. İnsan kaynakları gerekli hassasiyet kullanılarak planlanmalıdır.

Sağlık alanındaki bir karmaşa tüm organizasyonun güvenilirliğini ve neşesini kaçıracağından sağlık hizmetleri itinayla yapılmalıdır. Muhtemel yaralılar sağlık servislerine kısaca ulaşabilmelidir. Eğer yarışmaların yapıldığı yerde gerekli sağlık personeli bulunmuyorsa diğer bölgelerden hatta diğer ülkelerden yardım alınmalıdır.

Gönüllü eğitimi ve kayıtları da organizasyonlarda önemli bir unsurdur. Örneğin olimpiyat oyunlarında 25 bini profesyonel olmak üzere 50 bin gönüllü çalışır. Gönüllüler büyük bir organizasyonun bir parçası olmaktan büyük kıvanç duyarlar.

Ayrıca bir organizasyonun mali yükümlülüklerinin karşılanması da bütçeyi önemli ölçüde etkileyecektir. Bu yüzden sponsorluk büyük önem kazanır. Ayrıca mali yükümlülükleri az da olsa hafifleten bir uygulama da, karşılaşmaları izleyecek seyircilerden bilet ücreti talep edilmesidir. Yarışmaların izlenmesinde bir bilet ve ücret tarifesi mutlaka daha önceden planlanmalıdır.

 

 

 

Karşılaşmalar şu şekilde sınıflandırılabilir;

•  Ücretsiz spor karşılaşmaları; Etkinlikler için ücret talep edilmez. Seyirci istediği yerde müsabakayı izleyebilir.

• Ücretli spor karşılaşmaları; Bazı organizasyonlarda sadece oturma yerleri biletleri satılırken, bazılarında park ücretinin, bazı gösterilerin ve hatıra eşyalarının da olduğu toplu biletler satılır. Oturma yerlerine ait biletler şöyle sıralanabilir;

ü     Normal biletler; Daha düşük fiyatlı ve karşılaşmaların uzaktan izlenebileceği yerlere ait biletlerdir.

ü    Ayrılmış biletler; Etkinliklerin yakından izlenebildiği yerlerden ve yüksek fiyatlı biletlerdir.

ü    Protokol-Loca; Özel kişi ve firmalar için ayrılmış yerlere ait biletlerdir.

ü    Festival düzeni; Numarasız denen bu sistemde bütün bilet fiyatları aynıdır ve biletler numarasızdır.

 

Son olarak; organizasyonlar bilim teknolojinin en son aşamasını kullanır bir şekilde dizayn edilmelidir. Teknolojik gelişmeler hem organizasyonu kolaylaştıracak hem de güvenilirliğini artıracaktır.

 

 

2- SPOR YARIŞMASI ORGANİZASYONLARININ AŞAMALARININ PLANLANMASI

 

Spor Organizasyonlarının Aşamaları

Spor yarışmaları, seminer, toplantı, kurs, panel, kamp ve benzeri her türlü spor etkinliklerinin belirli bir organizasyon tekniği içinde belirli ilke ve prensiplere uygun olarak üç aşamada ele alınıp planlamalı ve etkinliklerin buna uygun olarak sevk ve idare edilmelidir. Bu üç aşama; yarışma öncesi, yarışma sırası ve yarışma sonrasında yapılacak işler olarak ifade edilebilir. Planlamanın yaşayan bir süreç olduğu unutulmamalıdır.

 

Yarışma Amaçlarının Planlanması

 Amaçlar oluşturulurken yarışmanın büyüklüğü hesaba katılarak planlama yapılmalıdır. Bunun için komitelerin oluşturulması, finansman, tesisler, insan kaynakları gibi faktörler göz önünde bulundurulmalıdır. Amaçlar belirlenirken aşağıdaki hususlar dikkate alınmalıdır;

• Yarışma statüsünün belirlenmesi (Kaç günlük, lig usulü mü, eleme usulü mü?)

• Organizasyonun kimlere yönelik olduğu (yaş grubu, cinsiyet vb.)

• Organizasyonun büyüklüğünün ve kapsamının belirlenmesi ( sürekli mi, özel mi, kapsadığı alan vb.)

• Yarışma Kategorilerinin belirlenmesi

• Organizasyon tarihi ve süresinin belirlenmesi (bu süre belirlenirken internal ve eksternal faktörler dikkate alınmalıdır)

 

Organizasyon Planlama Kontrol Listesi

 

Kategori	Evet	Hayır	??
1- Organizasyon amaçlarının planlanması
2- Mali Planlama
3- Kurallar ve resmi görevlilerin planlanması
4- Risk ve acil durum planlanması
5- Kayıt planlaması
6- Zamanlama planlaması
7- Tesis planlaması
8- Ekipman, malzeme planlaması
9- Ödül ve takdir planlaması
10- Büfe hizmetleri planlaması
11- Ulaşım planlaması
12- Konaklama planlaması
13- Tanıtım planlaması
14- Halkla ilişkiler planlaması
15- İletişim planlaması
16- Organizasyon ve değerlendirme planlaması
17- Personel planlaması
Ek Kategoriler
18-
19-

 

Planların Programlanması (Zamanlama)

Zamanlama yapılırken dikkat edilmesi gereken noktalar şunlardır;

• Mevcut tesislerin kapasitelerinin belirlenmesi

• Tesislerin kullanım zamanlarını belirlenmesi

• Organizasyon boyunca gerçekleşecek etkinliklerin sayısının ve zamanlarının belirlenmesi

• Antrenman zamanlarının belirlenmesi

• Takvimin yarışmalar/müsabakalar için hazırlanması

• Programın basılması ve dağıtılması

 

Personel Planlaması

Personel planlaması yapılırken öncelikle olan personel ile olması gereken personel miktarı hesaplanmalıdır. Ayrıca gerek duyulan gönüllüler belirlenmelidir. Hangi etkinlik için ne kadar ve ne nitelikte gönüllüye ihtiyaç duyulacağı daha önceden hesaplanmalıdır.

Potansiyel gönüllü kaynakları şunlardır;

Ø     Katılımcı olmayan sporcular

Ø     Spor eğitimi alan öğrenciler

Ø     İşadamı ve işkadınları

Ø     Diğer meslek dallarından insanlar

Ø     Yerel halk

Ø     Öğretmenler

Ø     Sendikalar vb.

Bu kaynaklardan gerekli personel işe alınmalıdır. Görev tanıtımları sağlanmalı ve görevlendirmeler yapılmalıdır. Gerekli oryantasyon ve eğitim sağlanarak personel ile iletişim-koordinasyon sağlanmalıdır. Son olarak personelin ödüllendirilmesine ilişkin planlama yapılmalıdır.

 

 

Personel Planlama Formu

(Unvanlar listesi gözden geçirilerek organizasyon için gerekli personel belirlenir, diğerleri sayı olarak ifade edilir.)

 

Pozisyon	Yarışma Öncesi	Yarışma Sonrası
	Adam/Saat	Adam/Saat
Organizasyon Yöneticisi (İsim)
Organizasyon planlama yardımcısı
İdari planlama yardımcısı
Bilgi-işlem yardımcısı
Diğer …………………….
Finans Yöneticisi
Fon bulma sorumlusu
Diğer ……………………..